Документи і рахунки
Підключаю вашу пошту, сканер і KSeF до облікової системи: документ розпізнається, проходить перевірки, чекає на підтвердження людини і потрапляє в базу. На виході робочий потік, черга помилок і документація, з якою це підхопить будь-який інший розробник.
3 тижні
до першого потоку в проді
×4
дешевше за документ - ринковий бенчмарк
100%
документів проходять названі правила
Типовий день оптової компанії: 287 документів на вході, 6 чекають на людину в черзі помилок, в облік нічого не потрапляє, не пройшовши правил.
Чотири ситуації, які найчастіше описують бухгалтерські бюро та оптові компанії.
У бюро і на складі картина однакова: людина відкриває PDF і переносить NIP, суми та позиції в Comarch Optima чи Subiekt. Ринковий бенчмарк ручної обробки одного рахунку - близько 10,9 USD проти 2,8 USD за автоматичного розпізнавання. При 500 документах на місяць різницю видно в графіку людей, а не лише в кошторисі.
Один клієнт надсилає PDF, другий фото накладної, третій Excel, четвертий пише позиції просто в тілі листа. Менеджер розбирає це вручну і плутає артикули та кількості. Формат змінюється того дня, коли постачальник оновить свою систему.
KSeF уже обов'язковий: з лютого 2026 для найбільших платників і з квітня 2026 для решти платників VAT. Але рахунки закордонних постачальників, чеки, складські документи й замовлення туди не потрапляють і приходять так само, як раніше. Половина потоку лишається поза реєстром.
Дубль рахунку, банківський рахунок поза реєстром VAT, ціна не з договору - усе це знаходиться в останній день. Розбір іде листуванням, бо ніде не видно, який документ застряг і чому. Сліду, хто що підтвердив, теж немає.
Не презентація і не прототип. Те, що лишається у вас після приймання.
Скринька в Google Workspace або Microsoft 365, тека сканера, мережевий диск і KSeF API. Вкладення, текст листа й таблиці йдуть одним маршрутом. Кожен документ отримує номер і копію в архіві ще до того, як з ним щось станеться.
З рахунку дістаю продавця, NIP, номер, дати, нетто, VAT, брутто, банківський рахунок і позиції. Із замовлення: контрагента, артикули, кількості й ціни. Модель OCR добираю під тип документа: скан із факсу і PDF із системи - різні задачі.
Дубль, відсутній NIP, рахунок поза реєстром VAT (biała lista), ціна не з прайсу, кількість більша за замовлену. Кожне правило має назву, тож видно, яке саме зупинило документ. Правила описані звичайною мовою в документації, щоб бухгалтер читав їх без розробника.
Усе вище встановленого ліміту, кожен новий постачальник і кожен документ із попередженням чекають на людину. Підтвердження в панелі або в Slack, одним натисканням, з оригіналом поруч із розпізнаними полями. Без підтвердження далі не йде нічого.
Comarch Optima і ERP XL, Subiekt GT і nexo, enova365, wFirma, ifirma, BaseLinker. Запис через API там, де це дозволяє ліцензія, і файлом імпорту там, де не дозволяє. Рахунки на продаж можуть іти далі в KSeF через API.
Екран зі списком документів, які не пройшли, з причиною і кнопкою повтору. Плюс репозиторій, схема потоку, runbook і перелік доступів. Мій номер телефону не потрібен, щоб це працювало за рік.
Кожен етап завершується тим, що ви перевіряєте на власних документах.
Ви даєте 40-60 справжніх документів за останній місяць і доступ до тестової бази. Я дивлюся, що розпізнається автоматично, а що завжди лишиться ручним. Підсумок - зафіксований обсяг і фіксована ціна ще до договору.
Збираю вхід: скриньку в Google Workspace чи Microsoft 365, теку сканера, KSeF API. Документ розбирається на поля, перевіряються NIP і банківський рахунок, іде звірка з карткою контрагента. Точність показую на ваших файлах, а не на демо.
Підключаю запис в Optima, Subiekt, enova365 або wFirma - через API чи файлом імпорту, залежно від того, що дозволяє ліцензія. Над записом стає гейт: суми вище ліміту й нові постачальники чекають на людину.
Потік кілька днів іде паралельно з ручним процесом, і ми звіряємо результат на тих самих документах. Потім перемикаємо, а ви отримуєте репозиторій, схему, runbook і всі доступи. Від цього дня ви ведете систему самі або зі мною.
Пакети й ціни
Один потік документів від приймання до запису в обліковій системі. Найчастіше це вхідні рахунки або замовлення з пошти.
Бухгалтерське бюро: 300-800 вхідних рахунків на місяць.
Від двох до чотирьох потоків плюс запис в ERP: документ, картка контрагента, складський документ і замовлення.
Оптова компанія: замовлення з пошти, вхідні рахунки і BaseLinker.
Супровід робочого потоку: моніторинг, правки правил і реакція на зміни на боці постачальників.
Польські підрядники публікують за супровід таких упроваджень приблизно 500-9 000 € на місяць, залежно від обсягу.
Ціни фіксовані й визначаються після перегляду ваших справжніх документів; у Польщі виставляю рахунки у злотих (12 000 zł, 24 000 zł і 890 zł на місяць). Окремо ви платите лише за OCR і модель на власному акаунті.
Краще сказати це до договору, ніж через три тижні.
Якщо задача радше у зв'язці магазину зі складом і ERP, це окрема послуга: Послуги
Опишіть завдання у двох реченнях. Надішлемо фіксовану ціну, терміни і план робіт. Якщо завдання не наше, скажемо одразу і підкажемо, до кого звернутись.
Один потік коштує 2 800 €, кілька потоків із записом в ERP - 5 600 €, підтримка після запуску - 210 € на місяць. Ціна фіксована і називається після перегляду ваших справжніх документів, до договору. Польські підрядники публікують за потік, який пише в ERP, вилки приблизно від 19 000 до 58 000 €, бо беруть компанію цілком; я роблю один процес до кінця.
Так, якщо ліцензія дає API або формат імпорту. Comarch Optima і ERP XL, Subiekt GT і nexo, enova365, wFirma, ifirma та BaseLinker мають задокументовані інтерфейси, і з кожним із них я працюю. До кошторису перевіряю на вашій інсталяції, чи піде запис через API, чи через файл імпорту: від цього залежить обсяг робіт.
Бо частина витратних документів через KSeF не пройде ніколи. Рахунки закордонних постачальників, чеки, складські документи, договори й замовлення так само приходять поштою у вигляді PDF, скана або таблиці. KSeF наводить лад у внутрішньопольських рахунках, а решта потоку лишається на вас - її я і автоматизую.
Людина, бо в облік нічого не йде без підтвердження. Кожен документ проходить через названі правила: NIP, реєстр VAT, дубль, відповідність замовленню. Усе вище встановленого ліміту або від нового постачальника чекає на погодження, а документи, яких потік не зрозумів, потрапляють у чергу помилок із причиною. Кожна операція має лог: хто, коли і на якій версії файлу.
Три тижні від передачі зразків документів до першого дня в проді. Тиждень іде на розпізнавання і перевірки, тиждень на запис і гейт погодження, тиждень на паралельну роботу з ручним процесом. Якщо потоків кілька і є запис в ERP, це зазвичай п'ять-шість тижнів.
210 € на місяць за підтримку плюс ваш власний рахунок за OCR і модель. Прайси постачальників відкриті: Google Document AI бере 1,50 USD за 1000 сторінок базового OCR, Azure Document Intelligence - 10 USD за 1000 сторінок на готовій моделі рахунків і 30 USD на власній. За 500 документів на місяць це одиниці євро, а не сотні.
Ви лишаєтеся з робочою системою і повною документацією. Код лежить у вашому репозиторії, потік працює на вашій інфраструктурі в ЄС або у вашому хмарному акаунті, ключі й доступи ваші. Під час передачі ви отримуєте схему потоку, опис правил перевірки і runbook: що робити, якщо постачальник змінить формат файлу або API перестане відповідати.
Відгуки клієнтів
Кілька слів від фаундерів і команд, для яких ми робили проєкти.
Запустили магазин за 11 днів — мультимовний, швидкий, і вже в топі за трьома ключовими запитами.
Бот у Telegram тепер веде першу розмову з кожним лідом. Менеджер підключається лише коли угода гаряча.
Ліди потрапляють у CRM із вже заповненими полями. Жодного копіпасту з чатів — воронка рухається сама.
Випустили застосунок в App Store і Google Play за три тижні. За документацією команда підхопила без мене.
Налаштував нам Google і Meta Ads з нуля. Ціна за лід впала приблизно на третину вже першого місяця.
Переробив сайт, і через шість тижнів ChatGPT почав рекомендувати нас на ім'я. Не знав, що так буває.
Безкоштовний 30-хвилинний дзвінок. Без продажного пітчу - конкретна розмова про задачу й чи ми для неї підходимо.
Без продажного пітчу — просто розберемо задачу.