Skip to content
buildbyalex

Документи і рахунки

Рахунки й замовлення потрапляють в облікову систему самі.

Підключаю вашу пошту, сканер і KSeF до облікової системи: документ розпізнається, проходить перевірки, чекає на підтвердження людини і потрапляє в базу. На виході робочий потік, черга помилок і документація, з якою це підхопить будь-який інший розробник.

Обговорити потік

від 1 690 €

5,0 з 5 · відгуків: 3

26 серпня

Черга документів

  • Вхідні рахунки з KSeFзабрані через API182 проведено
  • Скани і PDF поза KSeFзакордонні постачальники, чеки38 з 41
  • Замовлення з поштиPDF та Excel, зіставлені з картками61 з 64
  • Чекають на підтвердження людинивище 1 200 € нетто або новий постачальник7 позицій
  • Черга помилокнемає NIP, рахунок поза реєстром VAT6 позицій

Проведено без ручного введення281 з 287

Типовий день оптової компанії: 287 документів на вході, 6 чекають на людину в черзі помилок, в облік нічого не потрапляє, не пройшовши правил.

Де болить

Папір з'їдає години, яких не видно у звіті

Чотири ситуації, які найчастіше описують бухгалтерські бюро та оптові компанії.

  • Хтось переносить рахунки руками

    У бюро і на складі картина однакова: людина відкриває PDF і переносить NIP, суми та позиції в Comarch Optima чи Subiekt. Ринковий бенчмарк ручної обробки одного рахунку - близько 10,9 USD проти 2,8 USD за автоматичного розпізнавання. При 500 документах на місяць різницю видно в графіку людей, а не лише в кошторисі.

  • Замовлення приходять у десяти форматах

    Один клієнт надсилає PDF, другий фото накладної, третій Excel, четвертий пише позиції просто в тілі листа. Менеджер розбирає це вручну і плутає артикули та кількості. Формат змінюється того дня, коли постачальник оновить свою систему.

  • KSeF закрив не все

    KSeF уже обов'язковий: з лютого 2026 для найбільших платників і з квітня 2026 для решти платників VAT. Але рахунки закордонних постачальників, чеки, складські документи й замовлення туди не потрапляють і приходять так само, як раніше. Половина потоку лишається поза реєстром.

  • Помилки спливають на закритті місяця

    Дубль рахунку, банківський рахунок поза реєстром VAT, ціна не з договору - усе це знаходиться в останній день. Розбір іде листуванням, бо ніде не видно, який документ застряг і чому. Сліду, хто що підтвердив, теж немає.

Що ви отримуєте

Шість частин робочого потоку

Не презентація і не прототип. Те, що лишається у вас після приймання.

Приймання документів

Скринька в Google Workspace або Microsoft 365, тека сканера, мережевий диск і KSeF API. Вкладення, текст листа й таблиці йдуть одним маршрутом. Кожен документ отримує номер і копію в архіві ще до того, як з ним щось станеться.

Розбір полів, а не тексту загалом

З рахунку дістаю продавця, NIP, номер, дати, нетто, VAT, брутто, банківський рахунок і позиції. Із замовлення: контрагента, артикули, кількості й ціни. Модель OCR добираю під тип документа: скан із факсу і PDF із системи - різні задачі.

Правила перевірки

Дубль, відсутній NIP, рахунок поза реєстром VAT (biała lista), ціна не з прайсу, кількість більша за замовлену. Кожне правило має назву, тож видно, яке саме зупинило документ. Правила описані звичайною мовою в документації, щоб бухгалтер читав їх без розробника.

Гейт погодження

Усе вище встановленого ліміту, кожен новий постачальник і кожен документ із попередженням чекають на людину. Підтвердження в панелі або в Slack, одним натисканням, з оригіналом поруч із розпізнаними полями. Без підтвердження далі не йде нічого.

Запис у вашу систему

Comarch Optima і ERP XL, Subiekt GT і nexo, enova365, wFirma, ifirma, BaseLinker. Запис через API там, де це дозволяє ліцензія, і файлом імпорту там, де не дозволяє. Рахунки на продаж можуть іти далі в KSeF через API.

Черга помилок і передача

Екран зі списком документів, які не пройшли, з причиною і кнопкою повтору. Плюс репозиторій, схема потоку, runbook і перелік доступів. Мій номер телефону не потрібен, щоб це працювало за рік.

Як іде робота

Три тижні від зразків до проду

Кожен етап завершується тим, що ви перевіряєте на власних документах.

  1. Тиждень 0

    Зразки і кошторис

    Ви даєте 40-60 справжніх документів за останній місяць і доступ до тестової бази. Я дивлюся, що розпізнається автоматично, а що завжди лишиться ручним. Підсумок - зафіксований обсяг і фіксована ціна ще до договору.

  2. Тиждень 1

    Розпізнавання і перевірки

    Збираю вхід: скриньку в Google Workspace чи Microsoft 365, теку сканера, KSeF API. Документ розбирається на поля, перевіряються NIP і банківський рахунок, іде звірка з карткою контрагента. Точність показую на ваших файлах, а не на демо.

  3. Тиждень 2

    Запис і погодження

    Підключаю запис в Optima, Subiekt, enova365 або wFirma - через API чи файлом імпорту, залежно від того, що дозволяє ліцензія. Над записом стає гейт: суми вище ліміту й нові постачальники чекають на людину.

  4. Тиждень 3

    Прод і передача

    Потік кілька днів іде паралельно з ручним процесом, і ми звіряємо результат на тих самих документах. Потім перемикаємо, а ви отримуєте репозиторій, схему, runbook і всі доступи. Від цього дня ви ведете систему самі або зі мною.

Пакети й ціни

Один потік

від1 690 €

Один потік документів від приймання до запису в обліковій системі. Найчастіше це вхідні рахунки або замовлення з пошти.

  • Вхід: пошта, тека сканера або KSeF API
  • Розбір PDF, сканів і таблиць Excel
  • Перевірки: NIP, реєстр VAT, дублі
  • Гейт погодження з лімітом суми
  • Запис в Optima, Subiekt, enova365 чи wFirma
  • Репозиторій, runbook і передача

Бухгалтерське бюро: 300-800 вхідних рахунків на місяць.

Безкоштовна розмова

Кілька потоків і ERP

від3 350 €

Від двох до чотирьох потоків плюс запис в ERP: документ, картка контрагента, складський документ і замовлення.

  • Усе з пакета Один потік
  • 2-4 потоки документів
  • Запис у Comarch ERP XL, Subiekt nexo, enova365
  • Звірка замовлення - постачання - рахунок
  • Черга помилок із повтором та історією
  • Надсилання рахунків у KSeF через API

Оптова компанія: замовлення з пошти, вхідні рахунки і BaseLinker.

Безкоштовна розмова

Підтримка після запуску

від125 €/міс

Супровід робочого потоку: моніторинг, правки правил і реакція на зміни на боці постачальників.

  • Моніторинг черги помилок і алерти
  • Правки розбору для нових шаблонів документів
  • Оновлення після змін в API KSeF та ERP
  • До 3 годин доопрацювань на місяць
  • Відповідь протягом одного робочого дня
  • Помісячний договір, відмовитися можна будь-якого місяця

Польські підрядники публікують за супровід таких упроваджень приблизно 500-9 000 € на місяць, залежно від обсягу.

Безкоштовна розмова

Ціни фіксовані й визначаються після перегляду ваших справжніх документів; у Польщі виставляю рахунки у злотих (7 200 zł, 14 400 zł і 530 zł на місяць). Окремо ви платите лише за OCR і модель на власному акаунті.

Коли не варто

Краще сказати це до договору, ніж через три тижні.

  • У вас менше ніж 100 документів на місяць. Вбудованого OCR у wFirma чи ifirma вистачить, і коштує він у рази дешевше.
  • У вашої системи немає ні API, ні формату імпорту, а виробник не збирається їх відкривати. Клацання по чужому інтерфейсу я не продаю як стабільне рішення.
  • Ви шукаєте того, хто візьме відповідальність за облік. Я роблю потік і перевірки, бухгалтерські рішення лишаються на вашому боці.
  • Потрібен договір із реакцією 24/7. Я працюю сам, тож чесний строк відповіді - один робочий день.

Якщо задача радше у зв'язці магазину зі складом і ERP, це окрема послуга: Послуги

Без дзвінка

Кошторис за 24 години

Опишіть завдання у двох реченнях. Надішлемо фіксовану ціну, терміни і план робіт. Якщо завдання не наше, скажемо одразу і підкажемо, до кого звернутись.

  1. 01Читаємо завдання і, якщо треба, ставимо два-три уточнювальні питання
  2. 02Складаємо кошторис: обсяг робіт, ціна, дата запуску
  3. 03Надсилаємо на пошту протягом доби. Далі вирішуєте ви

Без розсилок і дзвінків без запиту. Відповідь приходить на пошту.

Як ми поводимося з даними, описано в політиці конфіденційності.

Питання перед стартом

  • Один потік - від 1 690 €, кілька потоків із записом в ERP - від 3 350 €, підтримка після запуску - від 125 € на місяць. Точну цифру називаю після перегляду ваших справжніх документів, до договору. Польські підрядники публікують за потік, який пише в ERP, вилки приблизно від 19 000 до 58 000 €, бо беруть компанію цілком; я роблю один процес до кінця.

  • Так, якщо ліцензія дає API або формат імпорту. Comarch Optima і ERP XL, Subiekt GT і nexo, enova365, wFirma, ifirma та BaseLinker мають задокументовані інтерфейси, і з кожним із них я працюю. До кошторису перевіряю на вашій інсталяції, чи піде запис через API, чи через файл імпорту: від цього залежить обсяг робіт.

  • Бо частина витратних документів через KSeF не пройде ніколи. Рахунки закордонних постачальників, чеки, складські документи, договори й замовлення так само приходять поштою у вигляді PDF, скана або таблиці. KSeF наводить лад у внутрішньопольських рахунках, а решта потоку лишається на вас - її я і автоматизую.

  • Людина, бо в облік нічого не йде без підтвердження. Кожен документ проходить через названі правила: NIP, реєстр VAT, дубль, відповідність замовленню. Усе вище встановленого ліміту або від нового постачальника чекає на погодження, а документи, яких потік не зрозумів, потрапляють у чергу помилок із причиною. Кожна операція має лог: хто, коли і на якій версії файлу.

  • Три тижні від передачі зразків документів до першого дня в проді. Тиждень іде на розпізнавання і перевірки, тиждень на запис і гейт погодження, тиждень на паралельну роботу з ручним процесом. Якщо потоків кілька і є запис в ERP, це зазвичай п'ять-шість тижнів.

  • Від 125 € на місяць за підтримку плюс ваш власний рахунок за OCR і модель. Прайси постачальників відкриті: Google Document AI бере 1,50 USD за 1000 сторінок базового OCR, Azure Document Intelligence - 10 USD за 1000 сторінок на готовій моделі рахунків і 30 USD на власній. За 500 документів на місяць це одиниці євро, а не сотні.

  • Ви лишаєтеся з робочою системою і повною документацією. Код лежить у вашому репозиторії, потік працює на вашій інфраструктурі в ЄС або у вашому хмарному акаунті, ключі й доступи ваші. Під час передачі ви отримуєте схему потоку, опис правил перевірки і runbook: що робити, якщо постачальник змінить формат файлу або API перестане відповідати.

Почитати

Перед тим як замовляти потік

Відгуки в Google

5,0

5,0 із 5 · 3 відгуків

Залишити відгук у GoogleУсі відгуки в Google
  • Ми отримали запит на розробку інтернет-магазину з чат-ботом на базі штучного інтелекту та інтеграцією платежів Stripe. Все було доставлено вчасно, і ми продовжуємо співпрацю. Я дуже рекомендую їх.
    Volodymyr Likholetovминулого тижня · Google
  • Прекрасний розробник та справжній професіонал. Робота виконана в дедлайн, спілкування приємне, все швидко і за фактом. Щиро раджу всім, хто шукає надійного, тямущого фахівця
    Alina Rudenkoминулого тижня · Google
  • Чудовий програміст. Він швидко та вчасно створив інтернет-магазин.
    Алекстиждень тому · Google
Поїхали · Вільний для нових проєктів

Безкоштовний 30-хвилинний дзвінок. Без продажного пітчу - конкретна розмова про задачу й чи ми для неї підходимо.

  1. 30 хвdiscovery-дзвінок
  2. 24 годинифіксована оцінка
  3. 0прихованих рахунків
Обговорити потікinfo@buildbyalex.com
5,0 · відгуків: 3

Без продажного пітчу - просто розберемо задачу.

WhatsAppПоговорімо