Skip to content
buildbyalex

Dokumenty i faktury

Faktury i zamówienia wpadają do systemu same.

Podłączam twoją skrzynkę, skaner i KSeF do systemu księgowego: dokument zostaje odczytany, sprawdzony regułami, zatwierdzony przez człowieka i zapisany. Zostaje ci działający obieg, kolejka błędów i dokumentacja, dzięki której przejmie to dowolny inny programista.

Porozmawiajmy o obiegu

od 7 200 zł netto

5,0 na 5 · 3 opinie

26 sierpnia

Kolejka dokumentów

  • Faktury kosztowe z KSeFpobrane przez API182 zaksięgowane
  • Skany i PDF spoza KSeFdostawcy zagraniczni, paragony38 z 41
  • Zamówienia z mailaPDF i Excel, dopasowane do kartotek61 z 64
  • Czeka na akceptację człowiekapowyżej 5 000 zł netto albo nowy dostawca7 pozycji
  • Kolejka błędówbrak NIP, konto spoza białej listy VAT6 pozycji

Zaksięgowane bez ręcznego przepisywania281 z 287

Typowy dzień hurtowni: 287 dokumentów na wejściu, 6 czeka na człowieka w kolejce błędów, nic nie trafia do ksiąg bez przejścia reguł.

Gdzie to boli

Papier zjada godziny, których nie widać w kosztach

Cztery sytuacje, które słyszę od biur rachunkowych i hurtowni najczęściej.

  • Ktoś przepisuje faktury ręcznie

    W biurze rachunkowym i w hurtowni wygląda to tak samo: człowiek otwiera PDF i przepisuje NIP, kwoty i pozycje do Comarch Optima albo Subiekta. Benchmark rynkowy dla ręcznego obiegu to około 10,9 USD za jedną fakturę wobec 2,8 USD przy automatycznym odczycie. Przy 500 dokumentach miesięcznie różnicę widać w grafiku ludzi, nie tylko w zestawieniu kosztów.

  • Zamówienia przychodzą w dziesięciu formatach

    Jeden klient wysyła PDF, drugi zdjęcie zamówienia, trzeci arkusz Excel, czwarty wypisuje pozycje w treści maila. Handlowiec przepisuje to ręcznie i myli indeksy oraz ilości. Format zmienia się w dniu, w którym dostawca zaktualizuje swój system.

  • KSeF nie zamknął tematu

    KSeF jest już obowiązkowy: od lutego 2026 dla największych podatników i od kwietnia 2026 dla pozostałych czynnych podatników VAT. Ale faktury od zagranicznych kontrahentów, paragony, dokumenty magazynowe i zamówienia do niego nie trafiają i przychodzą tak jak wcześniej. Połowa obiegu zostaje poza rejestrem.

  • Błędy wychodzą przy zamknięciu miesiąca

    Duplikat faktury, konto spoza białej listy VAT, cena inna niż w umowie - wszystko to wypływa ostatniego dnia. Wyjaśnianie ciągnie się mailami, bo nigdzie nie widać, który dokument utknął i dlaczego. Nie ma też śladu, kto co zaakceptował.

Co dostajesz

Sześć elementów działającego obiegu

Nie prezentacja i nie prototyp. Rzeczy, które zostają u ciebie po odbiorze.

Wejście na dokumenty

Skrzynka w Google Workspace albo Microsoft 365, folder ze skanera, dysk sieciowy i KSeF API. Załączniki, treść maila i arkusze idą tą samą ścieżką. Każdy dokument dostaje numer i kopię w archiwum, zanim cokolwiek się z nim stanie.

Odczyt pól, nie całego tekstu

Z faktury wyciągam sprzedawcę, NIP, numer, daty, netto, VAT, brutto, numer konta i pozycje. Z zamówienia: kontrahenta, indeksy, ilości i ceny. Model OCR dobieram do rodzaju dokumentu, bo skan z faksu i PDF z systemu to dwa różne zadania.

Reguły walidacji

Duplikat, brak NIP, konto spoza białej listy VAT, cena inna niż w cenniku, ilość większa niż zamówiona. Każda reguła ma nazwę, więc widać, która zatrzymała dokument. Reguły opisuję po polsku w dokumentacji, żeby księgowa mogła je przeczytać bez programisty.

Bramka akceptacji

Wszystko powyżej ustalonego limitu, każdy nowy dostawca i każdy dokument z ostrzeżeniem czeka na człowieka. Akceptujesz w panelu albo w Slacku, jednym kliknięciem, z podglądem oryginału obok odczytanych danych. Bez akceptacji nic nie idzie dalej.

Zapis do twojego systemu

Comarch Optima i ERP XL, Subiekt GT i nexo, enova365, wFirma, ifirma, BaseLinker. Zapis przez API tam, gdzie pozwala na to licencja, a przez plik importu tam, gdzie nie pozwala. Faktury sprzedażowe mogą iść dalej do KSeF przez API.

Kolejka błędów i przekazanie

Ekran z listą dokumentów, które nie przeszły, z powodem i przyciskiem ponowienia. Do tego repozytorium, diagram obiegu, runbook i lista dostępów. Nie musisz mieć mojego numeru, żeby to działało za rok.

Jak to idzie

Trzy tygodnie od próbki do produkcji

Każdy etap kończy się czymś, co sprawdzisz na własnych dokumentach.

  1. Tydzień 0

    Próbka i wycena

    Dajesz mi 40-60 prawdziwych dokumentów z ostatniego miesiąca i dostęp do bazy testowej. Sprawdzam, co da się odczytać automatycznie, a co zawsze zostanie ręczne. Wynikiem jest zakres i stała cena, jeszcze przed umową.

  2. Tydzień 1

    Odczyt i walidacja

    Buduję wejście: skrzynka w Google Workspace lub Microsoft 365, folder skanera, KSeF API. Dokument rozbieram na pola, sprawdzam NIP i numer konta, porównuję z kartoteką kontrahenta. Skuteczność pokazuję na twoich plikach, nie na wersji demo.

  3. Tydzień 2

    Zapis i akceptacja

    Podłączam zapis do Optimy, Subiekta, enova365 albo wFirma, przez API albo plik importu, zależnie od tego, na co pozwala twoja licencja. Nad zapisem staje bramka: kwoty powyżej limitu i nowi dostawcy czekają na kliknięcie człowieka.

  4. Tydzień 3

    Produkcja i przekazanie

    Obieg chodzi kilka dni równolegle z procesem ręcznym i porównujemy wyniki na tych samych dokumentach. Potem przełączamy, a ty dostajesz repozytorium, diagram, runbook i wszystkie dostępy. Od tego dnia utrzymujesz to sam albo ze mną.

Pakiety i ceny

Jeden obieg

od7 200 zł

Jeden strumień dokumentów od wejścia do zapisu w systemie księgowym. Najczęściej faktury kosztowe albo zamówienia z maila.

  • Wejście: mail, folder skanera albo KSeF API
  • Odczyt PDF, skanów i arkuszy Excel
  • Walidacja: NIP, biała lista VAT, duplikaty
  • Bramka akceptacji z limitem kwoty
  • Zapis do Optimy, Subiekta, enova365 lub wFirma
  • Repozytorium, runbook i przekazanie

Biuro rachunkowe: 300-800 faktur kosztowych miesięcznie.

Bezpłatna rozmowa

Kilka obiegów i ERP

od14 400 zł

Dwa do czterech strumieni plus zapis do ERP: dokument, kartoteka kontrahenta, dokument magazynowy i zamówienie.

  • Wszystko z pakietu Jeden obieg
  • 2-4 strumienie dokumentów
  • Zapis do Comarch ERP XL, Subiekt nexo, enova365
  • Dopasowanie zamówienie - dostawa - faktura
  • Kolejka błędów z ponowieniem i historią
  • Wysyłka faktur do KSeF przez API

Hurtownia: zamówienia z maila, faktury kosztowe i BaseLinker.

Bezpłatna rozmowa

Opieka po wdrożeniu

od530 zł/mc

Utrzymanie działającego obiegu: monitoring, poprawki reguł i reakcja na zmiany po stronie dostawców.

  • Monitoring kolejki błędów i alerty
  • Poprawki odczytu przy nowych wzorach dokumentów
  • Aktualizacje po zmianach w API KSeF i ERP
  • Do 3 godzin zmian miesięcznie
  • Odpowiedź w jeden dzień roboczy
  • Umowa miesięczna, bez okresu wypowiedzenia

Polscy dostawcy podają za utrzymanie takich wdrożeń od 2 do 40 tys. zł miesięcznie, zależnie od zakresu.

Bezpłatna rozmowa

Ceny netto i stałe, ustalane po obejrzeniu twoich prawdziwych dokumentów. Osobno płacisz tylko za OCR i model na własnym koncie: Google Document AI liczy 1,50 USD za 1000 stron, Azure Document Intelligence 10 USD za 1000 stron faktur.

Kiedy nie warto

Wolę powiedzieć to przed umową niż po trzech tygodniach.

  • Masz mniej niż 100 dokumentów miesięcznie. Wbudowany OCR w wFirma albo ifirma wystarczy i kosztuje ułamek tej kwoty.
  • Twój system nie ma API ani formatu importu, a producent nie zamierza go otworzyć. Klikania w cudzy interfejs nie sprzedaję jako stabilnego rozwiązania.
  • Szukasz kogoś, kto weźmie odpowiedzialność za księgi. Ja dostarczam obieg i kontrole, decyzje księgowe zostają po twojej stronie.
  • Potrzebujesz umowy z reakcją 24/7. Pracuję sam, więc uczciwy termin to jeden dzień roboczy.

Jeśli chodzi ci raczej o połączenie sklepu z magazynem i ERP, to osobna usługa: Usługi

Bez rozmowy telefonicznej

Wycena w 24 godziny

Opisz zadanie w dwóch zdaniach. Odeślemy stałą cenę, terminy i plan prac. Jeśli to nie nasze zadanie, powiemy od razu i podpowiemy, do kogo się zwrócić.

  1. 01Czytamy zadanie i w razie potrzeby zadajemy dwa-trzy pytania
  2. 02Składamy wycenę: zakres, cena, data uruchomienia
  3. 03Wysyłamy na maila w ciągu doby. Decyzja należy do Ciebie

Bez newsletterów i telefonów bez pytania. Odpowiedź przychodzi mailem.

Jak przetwarzamy dane, opisujemy w polityce prywatności.

Pytania przed startem

  • Jeden obieg to od 7 200 zł netto, kilka obiegów z zapisem do ERP od 14 400 zł netto, a opieka po wdrożeniu od 530 zł netto miesięcznie. Dokładną kwotę podaję po obejrzeniu twoich prawdziwych dokumentów, przed umową. Polskie firmy wdrożeniowe publikują za obieg piszący do ERP widełki 80-250 tys. zł, bo biorą w zakres całą firmę; ja robię jeden proces do końca.

  • Tak, jeśli licencja daje API albo format importu. Comarch Optima i ERP XL, Subiekt GT i nexo, enova365, wFirma, ifirma oraz BaseLinker mają udokumentowane interfejsy i z każdym z nich pracuję. Przed wyceną sprawdzam na twojej instalacji, czy zapis pójdzie przez API, czy przez plik importu, bo to zmienia zakres.

  • Bo część kosztów nigdy nie przejdzie przez KSeF. Faktury od zagranicznych dostawców, paragony, dokumenty magazynowe, umowy i zamówienia dalej przychodzą mailem jako PDF, skan albo arkusz. KSeF porządkuje krajowe faktury, a reszta obiegu zostaje na twojej głowie i to ją automatyzuję.

  • Człowiek, bo nic nie trafia do ksiąg bez zatwierdzenia. Każdy dokument przechodzi przez nazwane reguły: NIP, biała lista VAT, duplikat, zgodność z zamówieniem. Wszystko powyżej ustalonego limitu albo od nowego dostawcy czeka na akceptację, a dokumenty, których obieg nie rozumie, trafiają do kolejki błędów z powodem. Każda operacja ma log: kto, kiedy i na jakiej wersji pliku.

  • Trzy tygodnie od przekazania próbki dokumentów do pierwszego dnia na produkcji. Tydzień idzie na odczyt i walidację, tydzień na zapis i bramkę akceptacji, tydzień na bieg równoległy z procesem ręcznym. Przy kilku obiegach i zapisie do ERP to zwykle pięć do sześciu tygodni.

  • Od 530 zł netto miesięcznie za opiekę plus twój własny rachunek za OCR i model. Cenniki dostawców są jawne: Google Document AI liczy 1,50 USD za 1000 stron podstawowego OCR, Azure Document Intelligence 10 USD za 1000 stron przy gotowym modelu faktur i 30 USD przy modelu własnym. Przy 500 dokumentach miesięcznie to kilkadziesiąt złotych, a nie kilka tysięcy.

  • Zostajesz z działającym systemem i kompletem dokumentacji. Kod leży w twoim repozytorium, obieg chodzi na twojej infrastrukturze w UE albo na twoim koncie w chmurze, klucze i dostępy są twoje. W przekazaniu dostajesz diagram obiegu, opis reguł walidacji i runbook: co zrobić, gdy dostawca zmieni format pliku albo API przestanie odpowiadać.

Do poczytania

Zanim zamówisz obieg

Opinie w Google

5,0

5,0 na 5 · 3 opinie

Dodaj opinię w GoogleWszystkie opinie w Google
  • Otrzymaliśmy zlecenie na stworzenie sklepu internetowego z chatbotem opartym na sztucznej inteligencji i integracją płatności Stripe. Wszystko zostało dostarczone na czas i kontynuujemy współpracę. Gorąco polecam.
    Volodymyr Likholetovw ostatnim tygodniu · Google
  • Doskonały developer i prawdziwy profesjonalista. Praca została wykonana terminowo, komunikacja była przyjemna, wszystko zostało zrobione szybko i konkretnie. Gorąco polecam każdemu, kto szuka rzetelnego i kompetentnego specjalisty.
    Alina Rudenkow ostatnim tygodniu · Google
  • Świetny programista. Stworzył sklep internetowy szybko i na czas
    Алексtydzień temu · Google
Zaczynamy · Wolny na nowe projekty

Bezpłatna 30-minutowa rozmowa. Zero sprzedażowego pitcha - konkretny dialog o tym, czego potrzebujesz i czy jesteśmy właściwym studiem.

  1. 30 minrozmowa discovery
  2. 24 godz.stała wycena
  3. 0ukrytych faktur
Porozmawiajmy o obieguinfo@buildbyalex.com
5,0 · 3 opinie

Bez sprzedażowego pitcha - po prostu rozłożymy zadanie.

WhatsAppPorozmawiajmy