Dokumenty i faktury
Podłączam twoją skrzynkę, skaner i KSeF do systemu księgowego: dokument zostaje odczytany, sprawdzony regułami, zatwierdzony przez człowieka i zapisany. Zostaje ci działający obieg, kolejka błędów i dokumentacja, dzięki której przejmie to dowolny inny programista.
3 tyg.
do pierwszego obiegu na produkcji
×4
taniej za dokument - benchmark rynkowy
100%
dokumentów przechodzi nazwane reguły
Typowy dzień hurtowni: 287 dokumentów na wejściu, 6 czeka na człowieka w kolejce błędów, nic nie trafia do ksiąg bez przejścia reguł.
Cztery sytuacje, które słyszę od biur rachunkowych i hurtowni najczęściej.
W biurze rachunkowym i w hurtowni wygląda to tak samo: człowiek otwiera PDF i przepisuje NIP, kwoty i pozycje do Comarch Optima albo Subiekta. Benchmark rynkowy dla ręcznego obiegu to około 10,9 USD za jedną fakturę wobec 2,8 USD przy automatycznym odczycie. Przy 500 dokumentach miesięcznie różnicę widać w grafiku ludzi, nie tylko w zestawieniu kosztów.
Jeden klient wysyła PDF, drugi zdjęcie zamówienia, trzeci arkusz Excel, czwarty wypisuje pozycje w treści maila. Handlowiec przepisuje to ręcznie i myli indeksy oraz ilości. Format zmienia się w dniu, w którym dostawca zaktualizuje swój system.
KSeF jest już obowiązkowy: od lutego 2026 dla największych podatników i od kwietnia 2026 dla pozostałych czynnych podatników VAT. Ale faktury od zagranicznych kontrahentów, paragony, dokumenty magazynowe i zamówienia do niego nie trafiają i przychodzą tak jak wcześniej. Połowa obiegu zostaje poza rejestrem.
Duplikat faktury, konto spoza białej listy VAT, cena inna niż w umowie - wszystko to wypływa ostatniego dnia. Wyjaśnianie ciągnie się mailami, bo nigdzie nie widać, który dokument utknął i dlaczego. Nie ma też śladu, kto co zaakceptował.
Nie prezentacja i nie prototyp. Rzeczy, które zostają u ciebie po odbiorze.
Skrzynka w Google Workspace albo Microsoft 365, folder ze skanera, dysk sieciowy i KSeF API. Załączniki, treść maila i arkusze idą tą samą ścieżką. Każdy dokument dostaje numer i kopię w archiwum, zanim cokolwiek się z nim stanie.
Z faktury wyciągam sprzedawcę, NIP, numer, daty, netto, VAT, brutto, numer konta i pozycje. Z zamówienia: kontrahenta, indeksy, ilości i ceny. Model OCR dobieram do rodzaju dokumentu, bo skan z faksu i PDF z systemu to dwa różne zadania.
Duplikat, brak NIP, konto spoza białej listy VAT, cena inna niż w cenniku, ilość większa niż zamówiona. Każda reguła ma nazwę, więc widać, która zatrzymała dokument. Reguły opisuję po polsku w dokumentacji, żeby księgowa mogła je przeczytać bez programisty.
Wszystko powyżej ustalonego limitu, każdy nowy dostawca i każdy dokument z ostrzeżeniem czeka na człowieka. Akceptujesz w panelu albo w Slacku, jednym kliknięciem, z podglądem oryginału obok odczytanych danych. Bez akceptacji nic nie idzie dalej.
Comarch Optima i ERP XL, Subiekt GT i nexo, enova365, wFirma, ifirma, BaseLinker. Zapis przez API tam, gdzie pozwala na to licencja, a przez plik importu tam, gdzie nie pozwala. Faktury sprzedażowe mogą iść dalej do KSeF przez API.
Ekran z listą dokumentów, które nie przeszły, z powodem i przyciskiem ponowienia. Do tego repozytorium, diagram obiegu, runbook i lista dostępów. Nie musisz mieć mojego numeru, żeby to działało za rok.
Każdy etap kończy się czymś, co sprawdzisz na własnych dokumentach.
Dajesz mi 40-60 prawdziwych dokumentów z ostatniego miesiąca i dostęp do bazy testowej. Sprawdzam, co da się odczytać automatycznie, a co zawsze zostanie ręczne. Wynikiem jest zakres i stała cena, jeszcze przed umową.
Buduję wejście: skrzynka w Google Workspace lub Microsoft 365, folder skanera, KSeF API. Dokument rozbieram na pola, sprawdzam NIP i numer konta, porównuję z kartoteką kontrahenta. Skuteczność pokazuję na twoich plikach, nie na wersji demo.
Podłączam zapis do Optimy, Subiekta, enova365 albo wFirma, przez API albo plik importu, zależnie od tego, na co pozwala twoja licencja. Nad zapisem staje bramka: kwoty powyżej limitu i nowi dostawcy czekają na kliknięcie człowieka.
Obieg chodzi kilka dni równolegle z procesem ręcznym i porównujemy wyniki na tych samych dokumentach. Potem przełączamy, a ty dostajesz repozytorium, diagram, runbook i wszystkie dostępy. Od tego dnia utrzymujesz to sam albo ze mną.
Pakiety i ceny
Jeden strumień dokumentów od wejścia do zapisu w systemie księgowym. Najczęściej faktury kosztowe albo zamówienia z maila.
Biuro rachunkowe: 300-800 faktur kosztowych miesięcznie.
Dwa do czterech strumieni plus zapis do ERP: dokument, kartoteka kontrahenta, dokument magazynowy i zamówienie.
Hurtownia: zamówienia z maila, faktury kosztowe i BaseLinker.
Utrzymanie działającego obiegu: monitoring, poprawki reguł i reakcja na zmiany po stronie dostawców.
Polscy dostawcy podają za utrzymanie takich wdrożeń od 2 do 40 tys. zł miesięcznie, zależnie od zakresu.
Ceny netto i stałe, ustalane po obejrzeniu twoich prawdziwych dokumentów. Osobno płacisz tylko za OCR i model na własnym koncie: Google Document AI liczy 1,50 USD za 1000 stron, Azure Document Intelligence 10 USD za 1000 stron faktur.
Wolę powiedzieć to przed umową niż po trzech tygodniach.
Jeśli chodzi ci raczej o połączenie sklepu z magazynem i ERP, to osobna usługa: Usługi
Opisz zadanie w dwóch zdaniach. Odeślemy stałą cenę, terminy i plan prac. Jeśli to nie nasze zadanie, powiemy od razu i podpowiemy, do kogo się zwrócić.
Jeden obieg kosztuje 12 000 zł netto, kilka obiegów z zapisem do ERP 24 000 zł netto, a opieka po wdrożeniu 890 zł netto miesięcznie. Cena jest stała i ustalam ją po obejrzeniu twoich prawdziwych dokumentów, przed umową. Polskie firmy wdrożeniowe publikują za obieg piszący do ERP widełki 80-250 tys. zł, bo biorą w zakres całą firmę; ja robię jeden proces do końca.
Tak, jeśli licencja daje API albo format importu. Comarch Optima i ERP XL, Subiekt GT i nexo, enova365, wFirma, ifirma oraz BaseLinker mają udokumentowane interfejsy i z każdym z nich pracuję. Przed wyceną sprawdzam na twojej instalacji, czy zapis pójdzie przez API, czy przez plik importu, bo to zmienia zakres.
Bo część kosztów nigdy nie przejdzie przez KSeF. Faktury od zagranicznych dostawców, paragony, dokumenty magazynowe, umowy i zamówienia dalej przychodzą mailem jako PDF, skan albo arkusz. KSeF porządkuje krajowe faktury, a reszta obiegu zostaje na twojej głowie i to ją automatyzuję.
Człowiek, bo nic nie trafia do ksiąg bez zatwierdzenia. Każdy dokument przechodzi przez nazwane reguły: NIP, biała lista VAT, duplikat, zgodność z zamówieniem. Wszystko powyżej ustalonego limitu albo od nowego dostawcy czeka na akceptację, a dokumenty, których obieg nie rozumie, trafiają do kolejki błędów z powodem. Każda operacja ma log: kto, kiedy i na jakiej wersji pliku.
Trzy tygodnie od przekazania próbki dokumentów do pierwszego dnia na produkcji. Tydzień idzie na odczyt i walidację, tydzień na zapis i bramkę akceptacji, tydzień na bieg równoległy z procesem ręcznym. Przy kilku obiegach i zapisie do ERP to zwykle pięć do sześciu tygodni.
890 zł netto miesięcznie za opiekę plus twój własny rachunek za OCR i model. Cenniki dostawców są jawne: Google Document AI liczy 1,50 USD za 1000 stron podstawowego OCR, Azure Document Intelligence 10 USD za 1000 stron przy gotowym modelu faktur i 30 USD przy modelu własnym. Przy 500 dokumentach miesięcznie to kilkadziesiąt złotych, a nie kilka tysięcy.
Zostajesz z działającym systemem i kompletem dokumentacji. Kod leży w twoim repozytorium, obieg chodzi na twojej infrastrukturze w UE albo na twoim koncie w chmurze, klucze i dostępy są twoje. W przekazaniu dostajesz diagram obiegu, opis reguł walidacji i runbook: co zrobić, gdy dostawca zmieni format pliku albo API przestanie odpowiadać.
Co mówią klienci
Kilka słów od founderów i zespołów, dla których realizowaliśmy projekty.
Sklep ruszył w 11 dni — wielojęzyczny, szybki i już na pierwszej stronie dla trzech głównych fraz.
Bot na Telegramie prowadzi teraz pierwszą rozmowę z każdym leadem. Handlowiec wchodzi tylko, gdy deal jest gorący.
Leady trafiają do CRM z już wypełnionymi polami. Koniec z kopiowaniem z czatów — lejek przesuwa się sam.
Aplikacja w App Store i Google Play w trzy tygodnie. Dzięki dokumentacji zespół przejął ją beze mnie.
Postawił nam Google i Meta Ads od zera. Koszt leada spadł o jakąś jedną trzecią w pierwszym miesiącu.
Przebudował stronę i po sześciu tygodniach ChatGPT zaczął nas polecać z nazwy. Nie wiedziałem, że to możliwe.
Bezpłatna 30-minutowa rozmowa. Zero sprzedażowego pitcha - konkretny dialog o tym, czego potrzebujesz i czy jesteśmy właściwym studiem.
Bez sprzedażowego pitcha — po prostu rozłożymy zadanie.