Skip to content
buildbyalex

Документы и счета

Счета и заказы попадают в учётную систему сами.

Подключаю вашу почту, сканер и KSeF к учётной системе: документ распознаётся, проходит проверки, ждёт подтверждения человека и попадает в базу. На выходе рабочий поток, очередь ошибок и документация, по которой это подхватит любой другой разработчик.

Обсудить поток

от 1 690 €

5,0 из 5 · 3 отзыва

26 августа

Очередь документов

  • Входящие счета из KSeFзабраны по API182 проведено
  • Сканы и PDF вне KSeFзарубежные поставщики, чеки38 из 41
  • Заказы из почтыPDF и Excel, сопоставлены с карточками61 из 64
  • Ждут подтверждения человекавыше 1 200 € нетто или новый поставщик7 позиций
  • Очередь ошибокнет NIP, счёт вне реестра VAT6 позиций

Проведено без ручного ввода281 из 287

Типичный день оптовой компании: 287 документов на входе, 6 ждут человека в очереди ошибок, в учёт ничего не попадает, не пройдя правила.

Где болит

Бумага съедает часы, которых не видно в отчёте

Четыре ситуации, которые чаще всего описывают бухгалтерские бюро и оптовые компании.

  • Кто-то перебивает счета руками

    В бюро и на складе картина одна: человек открывает PDF и переносит NIP, суммы и позиции в Comarch Optima или Subiekt. Рыночный бенчмарк ручной обработки одного счёта - около 10,9 USD против 2,8 USD при автоматическом распознавании. При 500 документах в месяц разница видна в графике людей, а не только в смете.

  • Заказы приходят в десяти форматах

    Один клиент шлёт PDF, второй фото накладной, третий Excel, четвёртый пишет позиции прямо в теле письма. Менеджер разбирает это вручную и путает артикулы и количества. Формат меняется в тот день, когда поставщик обновит свою систему.

  • KSeF закрыл не всё

    KSeF уже обязателен: с февраля 2026 для крупнейших плательщиков и с апреля 2026 для остальных плательщиков VAT. Но счета зарубежных поставщиков, чеки, складские документы и заказы туда не попадают и приходят так же, как раньше. Половина потока остаётся вне реестра.

  • Ошибки всплывают на закрытии месяца

    Дубль счёта, банковский счёт вне реестра VAT, цена не из договора - всё это находится в последний день. Разбор идёт по переписке, потому что нигде не видно, какой документ застрял и почему. Следа, кто и что подтвердил, тоже нет.

Что вы получаете

Шесть частей рабочего потока

Не презентация и не прототип. То, что остаётся у вас после приёмки.

Приём документов

Ящик в Google Workspace или Microsoft 365, папка сканера, сетевой диск и KSeF API. Вложения, текст письма и таблицы идут одним маршрутом. Каждый документ получает номер и копию в архиве до того, как с ним что-то произойдёт.

Разбор полей, а не текста целиком

Из счёта достаю продавца, NIP, номер, даты, нетто, VAT, брутто, банковский счёт и позиции. Из заказа: контрагента, артикулы, количества и цены. Модель OCR подбираю под тип документа: скан с факса и PDF из системы - разные задачи.

Правила проверки

Дубль, отсутствие NIP, счёт вне реестра VAT (biała lista), цена не из прайса, количество больше заказанного. У каждого правила есть имя, поэтому видно, какое именно остановило документ. Правила описаны обычным языком в документации, чтобы бухгалтер читал их без программиста.

Гейт согласования

Всё выше установленного лимита, каждый новый поставщик и каждый документ с предупреждением ждут человека. Подтверждение в панели или в Slack, одним нажатием, с оригиналом рядом с распознанными полями. Без подтверждения дальше ничего не идёт.

Запись в вашу систему

Comarch Optima и ERP XL, Subiekt GT и nexo, enova365, wFirma, ifirma, BaseLinker. Запись по API там, где это позволяет лицензия, и файлом импорта там, где не позволяет. Счета на продажу могут уходить дальше в KSeF по API.

Очередь ошибок и передача

Экран со списком документов, которые не прошли, с причиной и кнопкой повтора. Плюс репозиторий, схема потока, runbook и список доступов. Мой номер телефона не нужен, чтобы это работало через год.

Как идёт работа

Три недели от образцов до прода

Каждый этап заканчивается тем, что вы проверяете на своих документах.

  1. Неделя 0

    Образцы и смета

    Вы даёте 40-60 реальных документов за последний месяц и доступ к тестовой базе. Я смотрю, что распознаётся автоматически, а что всегда останется ручным. Итог - согласованный объём и фиксированная цена ещё до договора.

  2. Неделя 1

    Распознавание и проверки

    Собираю вход: ящик в Google Workspace или Microsoft 365, папку сканера, KSeF API. Документ разбирается на поля, проверяются NIP и банковский счёт, идёт сверка с карточкой контрагента. Точность показываю на ваших файлах, а не на демо.

  3. Неделя 2

    Запись и согласование

    Подключаю запись в Optima, Subiekt, enova365 или wFirma - по API или файлом импорта, в зависимости от того, что позволяет лицензия. Над записью встаёт гейт: суммы выше лимита и новые поставщики ждут человека.

  4. Неделя 3

    Прод и передача

    Поток несколько дней идёт параллельно с ручным процессом, и мы сверяем результат на одних и тех же документах. Потом переключаем, а вы получаете репозиторий, схему, runbook и все доступы. С этого дня вы ведёте систему сами или со мной.

Пакеты и цены

Один поток

от1 690 €

Один поток документов от приёма до записи в учётной системе. Чаще всего это входящие счета или заказы из почты.

  • Вход: почта, папка сканера или KSeF API
  • Разбор PDF, сканов и таблиц Excel
  • Проверки: NIP, реестр VAT, дубли
  • Гейт согласования с лимитом суммы
  • Запись в Optima, Subiekt, enova365 или wFirma
  • Репозиторий, runbook и передача

Бухгалтерское бюро: 300-800 входящих счетов в месяц.

Бесплатный созвон

Несколько потоков и ERP

от3 350 €

От двух до четырёх потоков плюс запись в ERP: документ, карточка контрагента, складской документ и заказ.

  • Всё из пакета Один поток
  • 2-4 потока документов
  • Запись в Comarch ERP XL, Subiekt nexo, enova365
  • Сверка заказ - поставка - счёт
  • Очередь ошибок с повтором и историей
  • Отправка счетов в KSeF по API

Оптовая компания: заказы из почты, входящие счета и BaseLinker.

Бесплатный созвон

Поддержка после запуска

от125 €/мес

Сопровождение работающего потока: мониторинг, правки правил и реакция на изменения на стороне поставщиков.

  • Мониторинг очереди ошибок и алерты
  • Правки разбора при новых шаблонах документов
  • Обновления после изменений в API KSeF и ERP
  • До 3 часов доработок в месяц
  • Ответ в течение одного рабочего дня
  • Помесячный договор, отказаться можно в любой месяц

Польские подрядчики публикуют за сопровождение таких внедрений примерно 500-9 000 € в месяц, в зависимости от объёма.

Бесплатный созвон

Цены фиксированные и определяются после просмотра ваших реальных документов; в Польше выставляю счета в злотых (7 200 zł, 14 400 zł и 530 zł в месяц). Отдельно вы платите только за OCR и модель на своём аккаунте.

Когда не стоит

Лучше сказать это до договора, чем через три недели.

  • У вас меньше 100 документов в месяц. Встроенного OCR в wFirma или ifirma хватит, и стоит он в разы дешевле.
  • У вашей системы нет ни API, ни формата импорта, а производитель не собирается их открывать. Кликанье по чужому интерфейсу я не продаю как стабильное решение.
  • Вы ищете того, кто возьмёт ответственность за учёт. Я делаю поток и проверки, бухгалтерские решения остаются на вашей стороне.
  • Нужен договор с реакцией 24/7. Я работаю один, поэтому честный срок ответа - один рабочий день.

Если задача скорее в связке магазина со складом и ERP, это отдельная услуга: Услуги

Без звонка

Смета за 24 часа

Опишите задачу в двух предложениях. Пришлём фиксированную цену, сроки и план работ. Если задача не наша, скажем сразу и подскажем, к кому идти.

  1. 01Читаем задачу и, если нужно, задаём два-три уточняющих вопроса
  2. 02Собираем смету: объём работ, цена, дата запуска
  3. 03Присылаем на почту в течение суток. Дальше решаете вы

Без рассылок и звонков без спроса. Ответ приходит на почту.

Как мы обращаемся с данными, описано в политике конфиденциальности.

Вопросы перед стартом

  • Один поток - от 1 690 €, несколько потоков с записью в ERP - от 3 350 €, поддержка после запуска - от 125 € в месяц. Точную цифру называю после просмотра ваших реальных документов, до договора. Польские подрядчики публикуют за поток, который пишет в ERP, вилки примерно от 19 000 до 58 000 €, потому что берут всю компанию целиком; я делаю один процесс до конца.

  • Да, если лицензия даёт API или формат импорта. Comarch Optima и ERP XL, Subiekt GT и nexo, enova365, wFirma, ifirma и BaseLinker имеют документированные интерфейсы, и с каждым из них я работаю. До сметы проверяю на вашей установке, пойдёт ли запись по API или через файл импорта: от этого зависит объём работ.

  • Потому что часть расходных документов через KSeF не пройдёт никогда. Счета зарубежных поставщиков, чеки, складские документы, договоры и заказы по-прежнему приходят почтой в виде PDF, скана или таблицы. KSeF наводит порядок во внутрипольских счетах, а остальной поток остаётся на вас - его я и автоматизирую.

  • Человек, потому что в учёт ничего не уходит без подтверждения. Каждый документ проходит через именованные правила: NIP, реестр VAT, дубль, соответствие заказу. Всё выше установленного лимита или от нового поставщика ждёт согласования, а документы, которые поток не понял, попадают в очередь ошибок с причиной. У каждой операции есть лог: кто, когда и на какой версии файла.

  • Три недели от передачи образцов документов до первого дня в проде. Неделя уходит на распознавание и проверки, неделя на запись и гейт согласования, неделя на параллельную работу с ручным процессом. При нескольких потоках и записи в ERP это обычно пять-шесть недель.

  • От 125 € в месяц за поддержку плюс ваш собственный счёт за OCR и модель. Прайсы поставщиков открыты: Google Document AI берёт 1,50 USD за 1000 страниц базового OCR, Azure Document Intelligence - 10 USD за 1000 страниц на готовой модели счетов и 30 USD на собственной. При 500 документах в месяц это единицы евро, а не сотни.

  • Вы остаётесь с работающей системой и полной документацией. Код лежит в вашем репозитории, поток работает на вашей инфраструктуре в ЕС или в вашем облачном аккаунте, ключи и доступы ваши. При передаче вы получаете схему потока, описание правил проверки и runbook: что делать, если поставщик сменит формат файла или API перестанет отвечать.

Почитать

Перед тем как заказывать поток

Отзывы в Google

5,0

5,0 из 5 · 3 отзыва

Оставить отзыв в GoogleВсе отзывы в Google
  • Мы получили запрос на разработку интернет-магазина, включающего чат-бота на основе искусственного интеллекта и интеграцию с платежной системой Stripe. Все было выполнено в срок, и мы продолжаем сотрудничество. Я настоятельно рекомендую их.
    Volodymyr Likholetovменьше недели назад · Google
  • Прекрасный разработчик и настоящий профессионал. Работа выполнена строго в дедлайн, общение приятное, всё быстро и по факту. Искренне советую всем, кто ищет надёжного, толкового специалиста
    Alina Rudenkoменьше недели назад · Google
  • Отличный программист. Он быстро и в срок создал интернет-магазин.
    Алекснеделю назад · Google
Поехали · Свободен для новых проектов

Бесплатный 30-минутный звонок. Без продажного питча - конкретный разговор о задаче и о том, подходим ли мы для неё.

  1. 30 минdiscovery-звонок
  2. 24 часафиксированная оценка
  3. 0скрытых счетов
Обсудить потокinfo@buildbyalex.com
5,0 · 3 отзыва

Без продажного питча - просто разберём задачу.

WhatsAppПоговорим